9 dicas sobre como identificar as causas da baixa produtividade no trabalho
Publicado em junho 4, 2019

9 dicas sobre como identificar as causas da baixa produtividade no trabalho

A baixa produtividade de colaboradores dentro das empresas é um problema recorrente e que pode acontecer com praticamente todo e qualquer profissional. Na verdade, é algo que vai além do que muitos poderiam classificar como um “funcionário preguiçoso”, chegando a envolver diversos aspectos, desde uma gestão que não funcione, até mesmo problemas de origem tecnológica ou comportamental.

No entanto, garantir uma excelente produtividade é o que os CEOs de uma empresa e funcionários de RH desejam desde a primeira etapa do processo seletivo. Então, como entender o problema e evitar que isso aconteça?  

O colaborador está produzindo menos?

Quando um profissional é recém chegado dentro de uma empresa, é normal que ele passe por um período de adaptação e adequação para entender suas novas funções e até mesmo o novo ambiente corporativo. Com o passar do tempo, ele pode seguir avançando dentro de sua área, entregando o esperado por seus superiores ou até mais – sendo esse o melhor do mundos –, ou também pode chegar a um estado de estagnação e parar de produzir como deveria.

Em muitos casos, entender o potencial de um colaborador pode não ser uma tarefa fácil, principalmente, se a liderança tiver muitas atribuições ao longo do dia, pois além dos resultados no final do mês, é importante ter um acompanhamento nem que seja semanal do que anda sendo produzido. Desta forma, torna-se muito mais fácil entender quem está tendo mais dificuldade e quem está recebendo aquelas horinhas extras sem fazer nada.

Após identificar a origem do problema, está na hora entender como solucioná-lo, pois uma situação desse tipo acontecendo por um longo período, pode afetar diretamente a taxa de “turnover” da empresa, com demissões desnecessárias e que poderiam muito bem ser evitadas com um pouco mais de cuidado e atenção.

Então, para tentar entender um pouco mais sobre o assunto, listamos algumas das frequentes causas de uma baixa produtividade no trabalho. Elas podem ser:

1 – Gestão desestruturada

Não é difícil imaginar que uma das maiores causas de uma baixa produtividade no trabalho parta de uma gestão ineficaz. O bom andamento de uma produção no ambiente corporativo está diretamente ligado ao que um funcionário faz, portanto, se a gestão não está atenta às atividades e necessidades de seus subordinados, fica muito difícil manter o time alinhado.

É importante neste caso entender a motivação do funcionário, saber se existe alguma dificuldade por parte do mesmo, acompanhar os prazos estabelecidos, pontuar grandes e pequenas metas durante o mês e se certificar de que elas estão sendo cumpridas, entre outras ações pertinentes.  

2 – Interferências externas

No mundo moderno, além das conversas paralelas entre funcionários, site de notícias e o famoso “momento do café”, é preciso prestar atenção no tempo passado no celular, redes sociais e e-mails pessoais. É estimado que 90% das pessoas que acessam a internet no Brasil possuem ao menos alguma rede social e, destes, 70% realizam o acesso durante a jornada de trabalho. E, de acordo com pesquisas, o tempo gasto nessas redes gira em torno de 30%. Ou seja, é muito tempo!   

Está certo que uma espiadinha ou outra não fará diferença dependendo do seu tipo de ofício, mas, quando se torna um vício olhar o Facebook ou Instagram a todo momento, sim, a produtividade está sendo afetada. Além disso, conversas via e-mail, WhatsApp, Skype, Messenger que não tenham a ver com o trabalho em si, também influenciam de alguma maneira para desconcentrar o colaborador de suas tarefas habituais.   

3 – Falta de capacitação e treinamento

Outro fator importante a favor da produtividade é ter uma rotina equilibrada de treinamentos e novos aprendizados dentro da empresa. Este processo é importante, pois realiza um alinhamento das funções atribuídas à equipe, além de contribuir para um melhor entendimento do que atualmente está sendo proposto na área e também sobre projetos futuros.  

Além disso, com uma prática recorrente de treinamentos, é possível baixar a frequência de erros e aumentar a sintonia do processo produtivo, beneficiando a identificação dos pontos de melhora em vários setores. Sem contar que tudo isso também atua para a motivação da equipe como um todo.   

4 – Motivação da equipe

E por falar em motivação, este é outro ponto super importante, mas que muitas lideranças deixam escapar no dia a dia, seja por desleixo ou até mesmo pela falta de tradição dentro da companhia. Um trabalho motivacional pode ser feito de maneira coletiva ou até mesmo individual. Neste ponto, a ajuda do RH pode ser bastante eficaz e interessante, podendo propor novas práticas e benefícios que sejam possíveis e cabíveis a todos.

Há também uma opção de motivar o profissional de maneira mais simples. Se você for o chefe, não custa nada conhecer um pouco mais das intenções, dificuldades e desafios de sua equipe. Oferecer um parabéns por um bom trabalho, proferir críticas construtivas quando algo não está sendo bem feito podem ser excelentes táticas para o cotidiano. O segredo é o constante feedback.

5 – Equipamentos antigos

Este é um tópico que afeta principalmente os setores de produção e tecnologia. Ter uma ferramenta de trabalho atualizada é parte essencial para manter uma boa produção. De acordo com dados da Associação Brasileira da Indústria de Máquinas e Equipamentos (ABIMAQ), a média de idade dos maquinários nacionais de indústria é de aproximadamente 17 anos, já nos Estados Unidos a renovação acontece em torno de 5 anos.   

Em outras palavras, um maquinário obsoleto prejudica diretamente o desenvolvimento de uma empresa, pois de acordo com Mário Winterstein, diretor de desenvolvimento de negócios da Associação dos Fabricantes Manufatureira norte-americana, normalmente depois um período de sete anos, novas tecnologias são descobertas e lançadas ao mercado, fazendo com que se crie uma necessidade urgente de renovação em determinados setores, como o automotivo e tecnológico, por exemplo. Logo, existe a necessidade de acompanhar as tendências globais periodicamente.

Neste caso também é possível realizar o Retrofit, que consiste na troca de partes móveis de determinados maquinários, partes que estejam desgastadas. Assim, os sistema eletrônico e também a interface de comando também recebem a atualização necessária, reduzindo automaticamente os custos e aumentando a produção diária.  

6 – Desgaste físico e emocional

Problemas de exaustão física ou emocional também podem ser um dos causadores da baixa produtividade no ambiente de trabalho. É normal que todo mundo tenha dias bons e ruins, afinal, somo seres humanos, mas se um colaborador possui uma queda contínua em sua produtividade pode ser que ele precise de uma atenção maior.

Em casos assim, de repente uma conversa para a compreensão a fundo sobre o que anda acontecendo pode ser um bom primeiro passo. Entender pelo que aquele profissional está passando naquele momento, seja um problema familiar, sofrendo com estresse cotidiano, falta de mobilidade, baixa remuneração ou até mesmo enfrentando um estágio depressivo. Sim, existem centenas de motivos.    

De certo não será possível resolver todos eles, mas pode ser que uma redução da carga horária por alguns dias, ou até mesmo uma troca de tarefas possa ajudar. Atitudes deste tipo ajudam a melhorar a autoestima do colaborador e consequentemente sua produtividade sai ganhando.

7 – Falta de planejamento

O planejamento de metas e tarefas é essencial para o bom andamento de qualquer empresa, algo que afeta diretamente na produtividade. O ideal é sempre ter anotado cada uma de suas tarefas em um local de fácil acesso, com direito a um cronograma no melhor estilo “step by step”. Você pode utilizar um quadro informativo, planilhas de Excel, programas de gestão de projetos como Trello, JIRA, Podio etc, ou até mesmo anotar no papel. Só não deixe de fazer.

Isso é importante para que o colaborador entenda o início, meio e fim de seu trabalho, ter a noção do que é preciso fazer naquele momento e saber lidar com prioridades, tudo isso é essencial para dar mais agilidade à produção. Para isso, antes de cada mês ou semana, dependendo de como funciona sua área ou empresa, tente criar reuniões de pauta com regularidade. Desta forma, tudo ficará mais claro e objetivo para todos.  

8 – Assertividade na hora da contratação

Às vezes, algumas empresas, devido uma necessidade de mercado e alta demanda, decidem contratar funcionários às pressas para determinadas funções, algo que na grande maioria das vezes termina com a efetivação de um candidato qualificado, porém sem o perfil comportamental da companhia ou até mesmo de sua equipe designada. E o esforço e custo daquele processo vai direto pelo ralo.  

Entenda, de nada adianta um candidato com todas as qualificações no currículo se ele não possui o perfil adequado. No final das contas, o RH terá três trabalhos: o de contratar, ver o processo de demissão e encontrar uma outra pessoa para vaga, já que dificilmente a adequação daquele profissional será bem sucedida. Normalmente, em casos assim, é comum o colaborador sofrer de desgaste cotidiano, falta de motivação, estresse desnecessário, insatisfação com seu cargo e consequentemente contribuir para uma produtividade abaixo do esperado.

9 – Excesso de cobrança

Todos sabemos que cobrar por um trabalho ou serviço bem feito é de grande importância e até mesmo benéfico para uma alta produtividade. Mas, se isso é algo além do normal, com superiores passando do limite ou até mesmo da educação, é preciso rever esta conduta, pois o problema pode estar aí.

Como falamos no tópico acima, se existe um planejamento, não existe motivo para tanta preocupação, pois cada profissional saberá como realizar suas tarefas. Mas, que fique bem claro, não estamos falando de prioridades, mas sim de uma rotina comum de trabalho. Então, esbravejar, enviar e-mails ríspidos, ameaçar, de nada irá adiantar para sanar a demanda, na verdade irá apenas piorar a situação.

Seja consciente, tenha uma liderança e construa uma produção mais assertiva, mantenha a calma, programe seu dia com antecedência, não tente solucionar todos os problemas de uma única vez, faça por prioridades e compartilhe a sua deficiência com um colega de trabalho, de repente ele pode lhe ajudar e você nem sabe. Com isso, o ambiente de trabalho será muito mais harmonioso e a produção certamente irá aumentar.

E aí, gostou das dicas? Compartilhe o conteúdo com seus amigos e ajude a melhorar o ambiente de trabalho deles.

Categorias:

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *